Waktu Tepat Menerapkan Program HRIS Bagi Perusahaan

Program HRIS adalah kependekan dari Human Resource Information System. HRIS biasa digunakan oleh tim HR untuk mengelola tugas administrasi mereka. Tugas administrasi yang dimaksud meliputi banyak hal. Mulai dari menghitung gaji karyawan, menggunakan aplikasi gaji karyawan menyimpan database karyawan, hingga mengelola cuti karyawan secara online. HRIS berbentuk aplikasi yang penggunaannya hanya bermodalkan PC atau gawai masing-masing karyawan dan jaringan internet.

Penggunaan bantuan aplikasi karyawan merupakan langkah yang tepat bagi sebuah perusahaan. Banyak sekali manfaat yang akan didapatkan perusahaan ketika beralih dari pengelolaan karyawan secara konvensional ke teknologi yang lebih canggih. Pertama, hampir semua pekerjaan administrasi karyawan dapat diselesaikan dengan 1 aplikasi saja dengan efektif dan efisien. Kedua, pengelolaan karyawan mendapatkan perlindungan data yang aman, termasuk soal pembayaran dan slip gaji. Ketiga, ketika tim HR lebih cepat selesai mengurus administrasi karyawan, mereka bisa lebih fokus untuk membuat dan merancang program pengembangan karir dan kemampuan karyawan. Serta masih banyak lagi manfaat menggunakan HRIS yang bisa Anda dapat.

Sayangnya, masih banyak perusahaan yang belum menggunakan HRIS ini dengan beberapa faktor. Salah satu faktor terbesarnya adalah perusahaan merasa berat mengeluarkan biaya untuk berlangganan pada penyedia aplikasi HR tersebut. Biayanya memang terbilang cukup besar namun harga tersebut pantas jika mengingat manfaat yang didapat lebih besar lagi. Perusahaan hanya diharuskan membayar 1 kali kemudian tidak perlu mengeluarkan biaya lagi untuk perawatan.

Kemudian faktor selanjutnya adalah banyak perusahaan yang masih merasa belum waktunya untuk menggunakan HRIS. Bisa karena karyawan perusahaan yang masih terbilang sedikit, bisa juga karena perusahaan tersebut merasa masih mampu mengelola karyawan dengan cara konvensional. Namun kapankah sebenarnya waktu yang tepat untuk beralih ke HRIS? Kapankah perusahaan dapat dikatakan butuh HRIS untuk mengelola karyawan? Simak daftarnya berikut ini.

Teknologi dan perusahaan sama-sama semakin berkembang

Teknologi saat ini, sama-sama kita ketahui, perkembangannya sangatlah pesat. Banyak pekerjaan manusia yang tergantikan dengan hadirnya teknologi. Termasuk hadirnya sistem aplikasi HRIS ini. Dengan berbagai fitur canggihnya, HRIS mampu menyelesaikan banyak pekerjaan dengan waktu yang singkat dan tingkat keakuratan yang tinggi.

Perusahaan yang terus berkembang tidak dikatakan maju jika pengelolaan karyawan masih mengandalkan cara konvensional. Apalagi jika jumlah karyawan yang semakin besar sehingga pelayanan administrasi juga harus efektif dan efisien. Pertumbuhan perusahaan yang melesat jauh harus diimbangi dengan sistem kerja yang semakin baik. Hal ini dapat dimulai dengan penggunaan aplikasi HRIS.

Tugas HR semakin kompleks dan menghabiskan banyak waktu

Urusan administrasi karyawan saat ini semakin kompleks. Apalagi dengan adanya ketentuan pph 21, premi BPJS, pembaharuan UMP setiap tahun, dan sebagainya. Terlebih lagi jika perusahaan Anda memiliki karyawan kontrak, maka kontrak tersebut harus dikelola dengan baik. Semua pekerjaan administrasi ini membutuhkan banyak waktu karena membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi juga. Ketika Anda sudah mulai kewalahan dengan tugas-tugas tersebut dan banyak yang selesai tidak tepat waktu. Maka saat itulah Anda perlu bantuan HRIS. Aplikasi HRIS akan mencegah Anda mengambil jam kerja lembur setiap akhir bulan untuk membuat laporan HRD yang jumlahnya pasti lebih dari 1 laporan.

Semakin banyak karyawan baru dari era milenial

Dewasa ini, calon karyawan yang datang dari era milenial semakin banyak. Karyawan dengan akses terhadap teknologi yang semakin luas biasanya juga memiliki keahlian dan pemikiran yang lebih berkualitas. Hal ini akan sangat bermanfaat terhadap perkembangan perusahaan Anda.

Namun hal tersebut juga dapat menjadi tantangan tersendiri bagi perusahaan Anda. Mengapa? Karena karyawan dari kalangan milenial juga butuh sistem kerja yang mengandalkan teknologi terbaru. Mereka butuh sistem aplikasi yang praktis untuk mengelola kebutuhan administrasi mereka, misal melakukan absensi dan pengajuan cuti secara online. Sehingga sistem aplikasi HRIS adalah langkah tepat bagi perusahaan Anda.

Kedisiplinan kehadiran karyawan mulai menurun

Apabila karyawan perusahaan Anda mengalami penurunan kedisiplinan kehadiran seperti sering terlambat masuk kantor atau pulang lebih cepat dari seharusnya, maka sistem absensi perusahaan harus diubah. Dengan aplikasi HRIS, absensi karyawan menggunakan data realtime sehingga dapat dipantau dengan lebih rinci jam kedatangan dan kepulangannya. Tim HR juga dapat merekap data kehadiran karyawan saat itu juga tanpa harus menunggu jam kerja hari itu berakhir. Dengan begitu, karyawan akan merasa lebih bertanggung jawab terhadap jam kerja mereka.

Apakah perusahaan Anda sudah mulai mengalami hal-hal di atas? Jika iya, tentu tanpa banyak pertimbangan lagi, perusahaan Anda harus menggunakan HRIS untuk mengelola karyawan. Selain bermanfaat bagi Anda sebagai HR, perusahaan juga bisa menunjukkan profesionalitasnya kepada karyawan. Hal ini akan meningkatkan kepuasan karyawan terhadap kinerja perusahaan, khususnya kinerja tim HR.